留守電の残し方は？ビジネスシーンで注意したいポイント

2023/11/24

電話

解説

留守電を残すときに気を付けることは？

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正解は時間内に要件を端的に伝えるでした！

ビジネスシーンで留守電の内容を伝える場合

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ビジネスシーンの留守電で伝えるべきことを順番に並べてみました。

1．会社名と名前を伝える

留守電の録音が始まったら、まず「お世話になっております」とあいさつをして、会社名と名前を伝えます。

2．要件を伝える

要件は、留守電の録音時間のことを考えて、聞き取りやすいようにゆっくりと端的に伝えます。

電話をかける前に伝えたいことをメモしておくと、伝え漏れを防げるはず。

3．折り返しは必要なのか

留守電に対して、折り返しの電話は必要なのか、日を改めて連絡をするのか、といった次のアクションを指定しておくとやりとりがスムーズです。

また、折り返しの電話が必要な場合は、電話番号を伝えるといいでしょう。

ビジネスシーンで使う留守電の例文

留守電の伝言メッセージは、以下のように伝えるといいでしょう。

例文1

いつもお世話になっております。○○社の○○です。

○○様のお電話で間違いないでしょうか。

○○の件でご確認させていただきたいことがあり、お電話させていただきました。

お時間ができ次第で構いませんので、折り返しのお電話をいただけると幸いです。

番号は○○です。

よろしくお願いいたします。

それでは失礼いたします。

例文2

お世話になっております。○○社の○○です。

○○の件についてご相談したいことがあり、お電話させていただきました。

明日の○時頃、改めてご連絡させていただきます。

よろしくお願いいたします。

それでは失礼いたします。

ビジネスシーンで留守電を残した後にやること

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留守電で伝言メッセージを残した後は、メールで要件を共有する、折り返しの電話があったらすぐに出られるように待機しておくことも重要です。

メールで要件を共有する

留守電で伝言メッセージを残した後にまずやるべきことは、電話で話した要件をメールで伝えること。

留守電は録音時間が限られているため、簡単な内容しか残すことができません。

電話で伝えられなかった詳細な内容をメールで送ると、この後のやりとりがスムーズに行えます。

折り返しの電話に出られるようにする

留守電メッセージを残した直後は、折り返しの電話がかかってくる可能性が高いため、いつでも電話に出られるように準備しておくといいでしょう。

電話に出られない理由として挙げられるのは、他の電話への対応や少しの離席によるもの。

このため、数分以内に折り返しの電話がかかってくることが多いのです。

留守電の対応方法

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「録音時間が足りなかった」「相手の不在が続いた」「折り返したのに不在だった」というように、電話のタイミングが合わないこともあるはず。

そんなときは、以下のように対応するといいでしょう。

録音時間が足りなかった場合

要件が長くなったり、簡潔にまとめられなかったりすると、録音時間を超えてしまって途中で切れてしまうことがあります。

その際はすぐに電話をかけ直して、

「お世話になっております。○○社の○○です。先程は大変失礼いたしました。お話の続きになりますが……」

といったように、再度伝言メッセージを残しましょう。

2回連続で不在だった場合

電話をしたら2回連続で相手が不在というケースもあるはず。そんなときは改めてかけ直す旨のメッセージを残しておきましょう。

例えば、

「お世話になっております。○○社の○○です。度々のご連絡申し訳ございません。明日の○時頃に改めてご連絡させていただきます」

と具体的な時間も伝えると◎。

伝えた時間に相手が電話に出られないときは、当日中に先方から電話がかかってくる場合があります。

折り返しの電話が留守電になった場合

自分の留守電にメッセージが残されていることに気付き折り返し電話をかけたら、相手が留守電になっているケースもあることでしょう。

この場合は、

「お世話になっております。○○社の○○です。先程はお電話に出ることができず申し訳ございませんでした。明日の○時に改めてご連絡させていただきます」

などのメッセージを残します。

まとめ

留守電メッセージを残す際は、まずあいさつをして、会社名と氏名を伝えます。

その後、聞き取りやすいスピードで要件を伝え、折り返しの電話が必要かどうかを伝えましょう。

また、留守電メッセージを残した後は、メールで内容を共有すると親切。

電話をかけてから数分間は、折り返しの電話があったらすぐに対応できるように準備しておくのもポイントです。